Aktualisierte Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form

Das Bundesfinanzministerium hat am 28. November 2019 aktualisierte Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Diese treten mit Wirkung vom 1. Januar 2020 in Kraft. Eine frühere freiwillige Anwendung der neuen Grundsätze ist möglich.

Die Finanzbehörde hat künftig das Zugriffsrecht auf mit einem DV-System erstellte aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht nur bei steuerlichen Außenprüfungen, sondern in allen gesetzlich geregelten Fällen (z. B. auch Nachschauen).

Zudem ist es künftig im Falle eines Systemwechsels oder der Auslagerung aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtiger Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff ermöglicht wird.

Neben der generellen Fokussierung auf die Einzelaufzeichnungspflichten und die Zeitnähe von Buchungen sind folgende Aspekte erneut hervorzuheben:

• Bildliches Erfassen, z. B. durch eine Mobile App, wird künftig einem stationären Scannen bei Einhaltung der erforderlichen Voraussetzungen (insb. Verfahrensdokumentation) gleichgestellt. Das bildliche Erfassen ist grundsätzlich auch im Ausland möglich.
• Bei sog. identischen Mehrstücken, d. h. Daten, die inhaltsgleich in strukturierter und bildhafter Form vorliegen, ist die Aufbewahrung des Formats mit der höheren maschinellen Auswertbarkeit ausreichend.
• Bei Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein Inhouse-Format ist die Vernichtung des Originals zulässig, wenn eine inhaltsgleiche Archivierung erfolgt und die Daten einer maschinellen Auswertbarkeit zugänglich sind.

Zudem ist künftig eine Referenzierung einer ursprünglichen Buchung zu deren Stornobuchung im Buchführungssystem verpflichtend vorzunehmen.