Ordnungsgemäß geführtes elektronisches Fahrtenbuch: Erfordernis der „äußeren geschlossenen Form“ und „zeitnahe“ Führung

Das Finanzgericht Düsseldorf hat festgestellt, dass ein mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugtes Fahrtenbuch nur dann eine äußere geschlossene Form aufweist, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt werden und bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar sind. Alle erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen; ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird. Das Finanzgericht führt weiter aus, dass eine zeitnahe Führung vorliegt, wenn der Nutzer des Fahrzeugs die Eintragungen im Anschluss an die betreffenden Fahrten vornimmt. Wann die Eintragungen im Streitfall konkret erfolgt sind, lässt sich hier mangels Vorlage der Protokolldateien nicht feststellen. Ob bereits dieser Umstand ausreicht, um dem Fahrtenbuch die Ordnungsmäßigkeit abzuerkennen, bedarf keiner abschließenden Entscheidung. Denn die Klägerin hat selbst eingeräumt, dass die Eintragungen in das elektronische Fahrtenbuch gebündelt – üblicherweise nach jedem Tankvorgang – vorgenommen worden sind und die Fahrten in der Zwischenzeit lediglich auf Notizzetteln festgehalten werden. Abgesehen davon, dass diese Ursprungsaufzeichnungen vernichtet wurden und sich infolgedessen nicht feststellen lässt, ob die Notizzettel alle für eine ordnungsgemäße Fahrtenbuchführung benötigten Angaben (einschließlich km-Stand am Anfang und Ende der Fahrt, Fahrtziel und Fahrtzweck) enthielten, wird die gebündelte Eintragung der Fahrten mehrerer Tage bzw. sogar Wochen nicht den an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellenden Anforderungen gerecht. Selbst nach eigenem Vortrag der Klägerin erfolgten die Eintragungen nur unregelmäßig, wobei – wenn man auf die Daten der Tankvorgänge abstellt – zwischen einzelnen Eintragungen auch zwei oder mehr Wochen liegen konnten. Bei derartigen Abständen ist nicht mehr gewährleistet, dass alle Fahrten zutreffend erfasst sind. Dies gilt im Streitfall umso mehr, weil zwischendurch nur „Notizzettel“ geführt worden sein sollen und bei losen Zetteln stets die Gefahr besteht, dass diese verloren gehen.