Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen: erste Übergangsphase noch bis 31.12.2026

Der B2B-Bereich (Business-to-Business) beschreibt die Geschäftsbeziehungen zwischen zwei oder mehr Unternehmen. Seit dem 01.01.2025 besteht die grundsätzliche Verpflichtung, bei Vorliegen der Voraussetzungen im B2B-Bereich Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu erstellen und zu versenden. Nach einem Jahr ist es nun Zeit für ein Zwischenfazit zur Umsetzung in der Praxis. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, besteht bereits jetzt für jedes inländische Unternehmen. Dafür genügt im Prinzip ein E-Mail-Postfach. Hinsichtlich der Pflicht, selbst auch E-Rechnungen ausstellen zu müssen, läuft die erste Übergangsphase noch bis 31.12.2026. Bis dahin ist der Versand von Papierrechnungen oder von Rechnungen in anderen Formaten noch möglich, sofern der Empfänger (konkludent) zustimmt. Ab dem 01.01.2027 müssen nur Unternehmen mit einem Jahresumsatz in 2026 von mehr als 800.000 Euro zwingend E-Rechnungen versenden. Für alle anderen Unternehmer gilt die vollständige Pflicht zur Erteilung von E-Rechnungen erst ab 01.01.2028. Bis dahin sollten alle technischen Schwierigkeiten gelöst sein. Die Übersendung von Papier- oder PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten ist dann nicht mehr zulässig. Lediglich Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro), Rechnungen von Kleinunternehmern oder Rechnungen an private Endkunden (B2C) müssen nicht in einem E-Rechnungsformat erstellt und versendet werden. Obwohl es EU-weit Normen gibt (EN 16931), berichten Unternehmen, dass unklare Anforderungen und Validierungsregeln bestehen. Bemängelt wird auch, dass unterschiedliche Standards zwischen E-Rechnungspflicht nach Umsatzsteuerrecht und anderen Vorschriften bestehen, was zu Unsicherheiten führt. Da die Umstellung oft Investitionen in Software, Schulung oder externe Beratung verursacht, erscheint der Aufwand gerade bei kleineren Firmen, die nur wenige Rechnungen erstellen, unverhältnismäßig hoch. Zusammengefasst ist zu sagen, dass die Vorteile der verpflichtenden E-Rechnung eindeutig auf der Hand liegen, weil sie sowohl in den Unternehmen als auch in der Finanzverwaltung den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert und damit zum Bürokratieabbau beiträgt. Sobald eine Lösung eingerichtet ist, sinkt der Aufwand massiv. Positiv ist zu berichten, dass es lediglich technische Hürden gibt bzw. nur eine mangelnde Systemintegrationen noch Schwierigkeiten bereitet.

Hinweis: Unternehmen sollten ihre Verfahrensdokumentation (GoBD) an die E-Rechnungspflicht anpassen und sicherstellen, dass strukturierte Datensätze revisionssicher archiviert werden.